Politique de confidentialité
Cette politique explique de manière transparente comment Formation-Expert collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles traitées dans le cadre du site professionnel pro.moncarnetdevaccinations.fr.
1. Responsable du traitement
La présente politique concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre du site pro.moncarnetdevaccinations.fr.
94160 Saint-Mandé – France
Formation-Expert agit en qualité de responsable du traitement pour les traitements qu’elle détermine dans le cadre de l’exploitation du site, de la vente des produits et de la relation avec ses clients et prospects.
2. Champ d’application et données de santé
Le site est destiné à des professionnels, notamment aux pharmacies et autres professionnels de santé. La présente politique s’applique aux données relatives aux visiteurs du site, clients, prospects, représentants de structures professionnelles et personnes prenant contact avec Formation-Expert.
La présente politique concerne uniquement le site pro.moncarnetdevaccinations.fr. Tout autre service qui mettrait en œuvre des traitements distincts ferait, le cas échéant, l’objet d’une information adaptée.
3. Données personnelles collectées
Selon l’utilisation du site, Formation-Expert peut traiter notamment :
- Données d’identification et professionnelles : nom, prénom, raison sociale, profession, qualité du contact, numéro SIREN/SIRET lorsque cela est nécessaire.
- Données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, adresse de facturation et adresse de livraison.
- Données relatives au compte : identifiant, informations de profil, données nécessaires à l’authentification et à la gestion du compte.
- Données relatives aux commandes : produits, quantités, montants, historique, statut de commande, informations de livraison, retours, avoirs et remboursements.
- Données relatives au paiement : identifiants de transaction, statut du paiement, échéancier et informations nécessaires à la gestion du règlement. Formation-Expert ne conserve pas les données bancaires complètes lorsque celles-ci sont directement traitées par le prestataire de paiement.
- Données de relation client : demandes, réclamations, échanges avec le service client et informations nécessaires au suivi de la relation commerciale.
- Données de prospection professionnelle : coordonnées professionnelles et informations permettant d’adapter une communication à l’activité du destinataire, lorsque cette prospection est mise en œuvre.
- Données techniques : adresse IP, journaux de connexion et de sécurité, informations relatives au navigateur, au terminal et aux interactions techniques avec le site.
- Données d’attribution de commande : lorsque la fonctionnalité correspondante de WooCommerce est active et dans le respect des choix de consentement applicables, source ou URL référente, paramètres UTM, type d’appareil et nombre de pages vues pendant la session ayant précédé la commande.
- Données relatives aux choix de consentement : préférences exprimées au moyen du gestionnaire de cookies et informations nécessaires à la preuve de ces choix.
Formation-Expert applique un principe de minimisation et s’efforce de ne collecter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies.
4. Sources des données
Les données sont principalement collectées directement auprès de la personne concernée :
- lors de la création ou de l’utilisation d’un compte ;
- lors d’une commande ou d’un paiement ;
- lors d’une demande de contact, d’assistance, de retour ou de remboursement ;
- lorsque la personne exprime ses préférences en matière de cookies ;
- lorsqu’elle échange directement avec Formation-Expert.
Certaines données techniques sont générées automatiquement lors de l’utilisation du site.
Dans le cadre d’une prospection strictement professionnelle, certaines coordonnées peuvent également, le cas échéant, provenir de sources professionnelles accessibles au public ou de fournisseurs de données autorisés. Dans cette hypothèse, la personne concernée reçoit l’information prévue par la réglementation dans le délai applicable et, au plus tard, dans le mois suivant l’obtention des données, lors de la première communication avec elle si celle-ci intervient auparavant, ou lors de la première communication des données à un autre destinataire lorsque ce cas se présente.
5. Finalités des traitements
Les données peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
- administration, fonctionnement et sécurisation du site ;
- création, authentification et gestion des comptes clients ;
- traitement des commandes et précommandes ;
- gestion de la facturation et des pièces comptables ;
- traitement des paiements, y compris des paiements en plusieurs échéances ;
- préparation, expédition, livraison, retours et remboursements ;
- service client, réponses aux demandes et gestion des réclamations ;
- prévention des fraudes, impayés, usages abusifs et incidents de sécurité ;
- gestion et amélioration de la relation commerciale ;
- mesure de l’origine des commandes et de l’efficacité des campagnes ou canaux d’acquisition au moyen de la fonctionnalité native d’attribution de WooCommerce, lorsque celle-ci est active et autorisée au regard des choix de l’utilisateur ;
- prospection commerciale à destination de professionnels, lorsqu’elle est mise en œuvre dans les conditions prévues par la réglementation ;
- gestion des cookies et preuve des choix de consentement ;
- respect des obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et probatoires ;
- constatation, exercice ou défense de droits en justice.
6. Bases légales des traitements
| Traitement | Base légale principale |
|---|---|
| Compte, commande, paiement, livraison, retours, service client lié à une commande | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles |
| Facturation, comptabilité, obligations fiscales et conservation imposée par la loi | Obligation légale |
| Sécurité, prévention de la fraude, preuve, défense des droits et amélioration raisonnable du service | Intérêt légitime de Formation-Expert |
| Prospection électronique adressée à des professionnels et en rapport avec leur activité | Intérêt légitime, sous réserve du droit d’opposition et des règles applicables à la prospection |
| Attribution de commande au moyen de traceurs non strictement nécessaires et autres cookies ou traceurs soumis au consentement | Consentement, lorsqu’il est requis |
| Conservation de la preuve des choix de consentement ou de refus | Respect des obligations applicables et intérêt légitime à pouvoir démontrer la conformité |
Lorsque Formation-Expert se fonde sur son intérêt légitime, elle veille à ce que le traitement demeure nécessaire, proportionné et compatible avec les droits et libertés des personnes concernées.
7. Caractère obligatoire ou facultatif des données
Les champs identifiés comme obligatoires sont nécessaires pour fournir le service demandé, créer ou gérer un compte, traiter une commande, établir une facture, assurer la livraison, gérer le paiement ou répondre à une demande.
À défaut de fournir une donnée nécessaire, Formation-Expert peut ne pas être en mesure de créer le compte, d’exécuter la commande, d’assurer la livraison ou de traiter la demande.
Les informations non signalées comme obligatoires sont facultatives.
8. Destinataires des données
Les données ne sont accessibles qu’aux personnes et prestataires qui ont besoin d’en connaître pour les finalités décrites ci-dessus, dans la limite de leurs missions respectives.
Peuvent notamment être destinataires :
- les personnes habilitées au sein de Formation-Expert ;
- les prestataires techniques chargés de la conception, de l’administration, de la maintenance, de l’hébergement, de la sécurité et du support du site ;
- les prestataires intervenant dans la gestion opérationnelle des commandes ;
- les prestataires de fabrication, d’impression, de préparation, de logistique, de transport et de livraison des produits ;
- le prestataire de paiement utilisé pour traiter les règlements et échéanciers ;
- les prestataires cloud, de messagerie, de sauvegarde ou d’outils de gestion nécessaires au fonctionnement du service ;
- les prestataires d’assistance ou d’envoi de communications professionnelles, lorsque ces services sont utilisés ;
- les conseils, experts-comptables ou prestataires intervenant pour satisfaire une obligation légale, comptable, fiscale, juridique ou probatoire ;
- les autorités administratives, fiscales, judiciaires ou organismes légalement habilités lorsqu’une communication est requise par la loi.
Les prestataires n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions. Lorsqu’ils traitent des données personnelles pour le compte de Formation-Expert, ils sont tenus à des obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
Les données transmises aux prestataires chargés de la fabrication, de l’impression, de la préparation, de la logistique ou de la livraison sont limitées à celles strictement nécessaires à l’identification de la commande, à la préparation du lot et, le cas échéant, à son acheminement. Les fichiers opérationnels utilisés à cette fin n’ont pas vocation à constituer une base commerciale autonome ni à être réutilisés pour les propres finalités commerciales de ces prestataires.
9. Paiement et prestataire Stripe
Les paiements du site sont traités au moyen de services fournis par Stripe. Selon le service concerné et la nature des traitements, Stripe peut intervenir en qualité de sous-traitant de Formation-Expert et/ou de responsable de traitement indépendant pour certaines opérations qui lui sont propres, notamment en matière de sécurité, de prévention de la fraude et d’obligations réglementaires.
Formation-Expert ne reçoit ni ne conserve les données complètes de carte bancaire lorsque celles-ci sont directement saisies et traitées dans l’environnement sécurisé du prestataire de paiement. Formation-Expert peut en revanche conserver des informations telles que l’identifiant de transaction, le statut du paiement, l’échéancier, les montants et les informations nécessaires au rapprochement de la commande.
Stripe applique sa propre politique de confidentialité et ses propres obligations de conservation pour les traitements dont il détermine les finalités et moyens.
10. Prospection commerciale professionnelle
Formation-Expert peut adresser à des professionnels des informations, actualités ou offres commerciales en rapport avec leur activité professionnelle, lorsque la réglementation permet de fonder cette prospection sur l’intérêt légitime.
La personne est informée de l’utilisation de ses coordonnées à cette fin et peut s’y opposer à tout moment, simplement et gratuitement, notamment au moyen du lien de désinscription présent dans chaque communication électronique ou en écrivant à : formation-expert@proton.me .
Lorsqu’un consentement préalable est requis par la réglementation pour une communication déterminée, celle-ci n’est envoyée qu’après recueil d’un consentement valable.
12. Durées de conservation
Formation-Expert ne conserve pas les données au-delà de la durée nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations légales et des besoins d’archivage intermédiaire nécessaires à la preuve ou à la défense de droits.
| Catégorie | Durée ou critère principal |
|---|---|
| Données du compte client | Pendant l’utilisation du compte. Un compte sans aucune action de l’utilisateur pendant 2 ans a vocation à être considéré comme inactif et à être supprimé ou désactivé, après information préalable lorsque cela est possible ; seules les données devant être conservées pour une autre finalité légitime ou légale sont alors archivées séparément. |
| Données de commande et éléments utiles à la preuve du contrat | Pendant la relation contractuelle, puis jusqu’à 5 ans en archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire pour la preuve ou la défense de droits, sauf délai légal spécifique plus long. |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, conformément aux obligations comptables applicables. |
| Données de prospection concernant un client professionnel | Pendant la relation commerciale puis 3 ans à compter de sa fin, sous réserve d’une opposition antérieure. |
| Données de prospection concernant un prospect | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect. |
| Données nécessaires à la gestion d’une opposition à la prospection | Conservées dans une liste d’opposition pendant une durée permettant d’assurer le respect du choix, en principe au moins 3 ans. |
| Demandes de contact et réclamations hors contentieux | Le temps nécessaire à leur traitement, puis jusqu’à 3 ans lorsque cela est justifié par le suivi de la relation ou la preuve des échanges. |
| Fichiers opérationnels Google Sheets / lots imprimeur contenant des coordonnées de livraison | Pendant la durée nécessaire à la préparation, à la fabrication, à l’expédition, au rapprochement et au traitement immédiat des anomalies de livraison ; ces copies opérationnelles sont ensuite supprimées ou minimisées, tandis que les données de commande devant être conservées le restent dans les systèmes de référence selon les durées prévues ci-dessus. |
| Journaux techniques et de sécurité | En principe entre 6 mois et 1 an selon leur finalité et le prestataire concerné, sauf nécessité particulière liée à un incident, un contentieux ou une obligation légale. |
| Cookies et choix de consentement | Selon les durées indiquées dans la Politique de cookies et le paramétrage du gestionnaire de consentement. |
Lorsqu’une donnée n’est plus nécessaire en base active mais doit être conservée pour satisfaire une obligation légale ou défendre un droit, elle peut être placée en archivage intermédiaire avec un accès restreint.
13. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts sont réalisés, Formation-Expert veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation, le cadre de protection applicable entre l’Union européenne et les États-Unis lorsque les conditions sont réunies, ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Certains prestataires techniques, cloud, de paiement ou de messagerie peuvent, en fonction de leur infrastructure, traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Lorsque tel est le cas, Formation-Expert s’assure que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation, le cadre de protection UE–États-Unis lorsque ses conditions sont réunies, ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Le prestataire de paiement Stripe peut notamment être concerné par de tels transferts dans les conditions prévues par sa documentation relative à la protection des données.
Toute personne peut demander des informations complémentaires sur les garanties applicables à un transfert la concernant en contactant Formation-Expert.
14. Sécurité et confidentialité
Formation-Expert met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles et de réduire les risques de destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.
Ces mesures comprennent notamment, selon les besoins, la limitation des accès aux seules personnes habilitées, la sécurisation des comptes et moyens d’authentification, la maintenance des composants du site, la journalisation utile à la sécurité, la sauvegarde et l’encadrement des prestataires ayant accès à des données personnelles.
Formation-Expert réévalue ces mesures en fonction des risques, de l’évolution technique et des services utilisés.
Les accès techniques accordés aux prestataires chargés de l’administration, de la maintenance ou de la gestion opérationnelle du site sont limités aux besoins de leurs missions et font l’objet de mesures de sécurité et de confidentialité adaptées.
15. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut disposer des droits suivants :
- droit d’accès à ses données personnelles ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
- droit d’opposition à la prospection commerciale à tout moment et sans avoir à justifier d’un motif ;
- droit à la portabilité lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou le contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
- droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
- droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par le droit français.
16. Exercice des droits, vérification d’identité et délai de réponse
Les demandes peuvent être adressées :
par e-mail à formation-expert@proton.me ou par courrier à :
94160 Saint-Mandé – France
La demande doit permettre d’identifier suffisamment son auteur et de comprendre le droit exercé. Lorsque Formation-Expert a un doute raisonnable sur l’identité du demandeur, elle peut demander des informations complémentaires strictement nécessaires et proportionnées à la vérification de son identité.
Formation-Expert répond dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande. Lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; la personne concernée en est alors informée dans le délai initial d’un mois, avec indication des motifs de la prolongation.
17. Décisions automatisées et profilage
Formation-Expert ne prend pas, dans le cadre du site professionnel, de décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ses données personnelles.
Certains prestataires, notamment le prestataire de paiement, peuvent mettre en œuvre leurs propres mécanismes automatisés de sécurité ou de prévention de la fraude conformément à leurs obligations et à leurs propres politiques.
18. Réclamation auprès de la CNIL
Si, après avoir contacté Formation-Expert, une personne estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
75007 Paris – France
19. Modification de la politique
Formation-Expert peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’une évolution de ses traitements, de ses prestataires, de son site ou de la réglementation applicable.
La date de la version en vigueur est indiquée en haut de la page. Lorsqu’une modification présente une importance particulière pour les personnes concernées, Formation-Expert peut porter cette évolution à leur connaissance par un moyen approprié.